Когда дел много, а единой системы нет
Юридический бизнес / Битрикс24 / Управление процессами
Юридический бизнес ежедневно работает с большим потоком информации: новые обращения, договоры, судебные дела, заседания, общение с текущими клиентами и ведение документации.
Для ООО «ПРАВОВОЙ ЦЕНТР «АКТОР» встал вопрос о том, как одновременно вести качественную юридическую работу, при этом системно управлять всем потоком задач.
Цель
Перед командой стояла задача — автоматизировать работу и создать единое цифровое пространство в Битрикс24, в котором можно было бы видеть клиентские процессы целиком: от первого обращения до завершения работы.
При этом юридическая практика компании не ограничивается одним типом услуг. «АКТОР» работает как с новыми обращениями, так и с клиентами на постоянном абонентском обслуживании, также отдельный большой пласт работы связан с судебными делами.
Просто внедрить CRM было недостаточно. Нам нужно было построить систему, которая учитывала бы специфику каждого направления.
Задача звучала просто: навести порядок в процессах.
Но сделать это нужно было так, чтобы порядок не мешал юристам работать.
Три воронки и одно правовое поле
Юридический бизнес / Битрикс24 / Интеграции
В результате внедрения Битрикс24 компания получила цифровое пространство для основных процессов компании.
Мы настроили три отдельные CRM-воронки:
- Продажи юридических услуг – от нового обращения до заключения сделки
- Юридический аутсорсинг – ведение текущих клиентов, которые находятся на абонентском обслуживании
- Судебные дела – сопровождение дела от подачи иска до исполнения решения
Но главным результатом стала не сама CRM-система. Мы связали Битрикс24 с внешними источниками данных и автоматизировали работу с судебной информацией.
Система синхронизируется с КАД Арбитр и ГАС «Правосудие», благодаря чему карточки судебных дел автоматически актуализируются при появлении новых событий.
Дополнительно мы внедрили генерацию договоров по шаблонам на основании данных CRM.
В результате работы время на обработку документов сократилось на 80%, а ручной ввод данных практически ушел из процесса.
Руководство получило прозрачную картину работы компании, в которой легко можно отслеживать загрузку юристов, состояние воронок, движение клиентов и текущие судебные дела.
Разбираем делопроизводство по пунктам
Как мы организовали все внутри одной системы:
1. Проектирование структуры Битрикс24 под реальные процессы компании
Мы не стали пытаться вместить все задачи юридической компании в одну универсальную воронку. Для каждого направления сформировали собственную логику движения.
2. Воронка №1 — продажи юридических услуг
В этой воронке фиксируется путь потенциального клиента от первого обращения до заключения договора. Менеджеры и юристы видят, на каком этапе находится каждый клиент, какие действия уже выполнены и что необходимо сделать дальше.
Это позволяет не терять обращения и видеть всю историю взаимодействия в одном месте.
3. Воронка №2 — юридический аутсорсинг
Здесь задача заключается не столько в продаже услуги, сколько в системной работе с уже действующими клиентами.
Поэтому мы выделили отдельную воронку для сопровождения клиентов на абонентском обслуживании. Теперь текущая работа не смешивается с новыми продажами, а руководитель может отдельно контролировать направление юридического аутсорсинга.
4. Воронка №3 — судебные дела
Самая специфическая часть проекта — автоматизация сопровождения судебных процессов.
Тут путь клиента начинается не с продажи услуги, а с юридического события: подачи иска и дальнейшего движения дела. В CRM мы сформировали отдельную логику ведения судебного дела — от начала процесса до исполнения решения.
5. Интеграция Битрикс24 с системами судебной информации
Мы настроили автоматическую синхронизацию данных с КАД Арбитр и ГАС «Правосудие».
Теперь сотрудникам не нужно постоянно вручную проверять судебные системы, чтобы узнать, не появилось ли новое заседание или судебный акт. При появлении новых данных информация автоматически отражается в CRM и обновляет карточку соответствующего дела.
Это особенно важно для юридической практики, где пропущенная информация может повлечь за собой гораздо более серьёзные последствия, чем задача, за которой не уследили. CRM стала не просто местом хранения информации о деле, а рабочим инструментом контроля его движения.
6. Автоматизировали работу с документами
Ещё одну рутинную операцию мы автоматизировали через генерацию договоров. Вместо ручного переноса данных в документы используется информация, уже содержащаяся в CRM. Сотруднику не приходится заново вводить реквизиты клиента и другие данные — система формирует документ на основании заполненной карточки.
В результате:
- −80% времени на подготовку документов
- Меньше ручного ввода
- Меньше риска допустить ошибку при переносе данных
Теперь юристы тратят меньше времени на техническую часть работы и больше на задачи, где действительно нужна их экспертиза.
От ТЗ до запуска
Юридический бизнес / Битрикс24 / Этапы реализации
Реализация проекта проходила по классической схеме:
1. Составили ТЗ
Разобрали задачи и определили, какой должна быть структура будущей системы.
2. Реализовали решение
Настроили Битрикс24, CRM-воронки и необходимые автоматизации.
3. Провели тестирование
Проверили работу настроенных процессов и интеграций.
4. Внесли правки
Доработали систему по результатам тестирования.
5. Сдали проект
После проверки готовое решение передали в работу.
Проект прошёл штатно: без критических ограничений и нестандартных сложностей со стороны клиента.
Результат: ни одно дело не потеряется
Для юридической компании особенно важно, чтобы информация была не просто сохранена, а вовремя появилась перед глазами сотрудника.
Именно это стало одним из главных эффектов проекта.
Битрикс24 объединил три разных направления работы «АКТОР»: продажи, абонентское обслуживание и судебную практику компании в единую систему.
Автоматическая синхронизация с КАД Арбитр и ГАС «Правосудие» стала самой ценной для клиента частью решения: теперь актуальная информация о судебных делах приходит в CRM автоматически, без необходимости постоянно проверять данные вручную.
В юридической работе важна каждая деталь.
Теперь важные элементы сами находят дорогу в систему.